Plataforma de Gestión Escolar — Sistema integral para establecimientos educacionales
Cliente: Complejo Educacional Los Alerces
Diseñamos e implementamos una plataforma multi-tenant de gestión escolar que integra matrícula, asistencia, convivencia escolar y módulo PIE en un solo sistema, reemplazando planillas Excel y procesos manuales que fragmentaban la información del establecimiento.
Aviso: Este caso de estudio es contenido de referencia para mostrar la estructura y profundidad de información de un proyecto real. Los datos, nombre de institución y cifras son representativos pero no corresponden a ningún cliente real actual.
El desafío
El establecimiento administraba la información de sus estudiantes a través de planillas Excel separadas por área: una planilla para matrícula, otra para asistencia, otra para notas y otra para convivencia escolar. No existía una fuente única de verdad.
Esto generaba:
- Duplicidad de datos y errores de tipeo al pasar información de un formato a otro.
- Dificultad para generar reportes consolidados cuando los requería la autoridad educacional.
- Riesgo de pérdida de información por falta de respaldo estructurado.
- Procesos manuales que consumían horas administrativas cada semana.
Además, el establecimiento necesitaba prepararse para cumplir con normativas chilenas de protección de datos (Ley 21.719) que exigen trazabilidad y control de acceso sobre la información de estudiantes.
El enfoque
Prop usimos una plataforma web centralizada que reemplazara las planillas sin imponer una curva de aprendizaje alta. El diseño partió por entender el flujo de trabajo real del establecimiento: cómo se matriculaba un estudiante, cómo se registraba la asistencia, cómo se gestionaban los casos de convivencia escolar.
Arquitectura
La plataforma se construyó como un sistema multi-tenant: cada establecimiento tiene sus datos completamente aislados de los demás, aunque compartan la misma plataforma. La arquitectura separa tres capas:
- Interfaz web accesible desde cualquier navegador, adaptable a celular y tablet.
- Lógica de negocio que valida reglas específicas del dominio educativo.
- Base de datos con aislamiento por institución y encriptación de campos sensibles.
Módulos implementados
- Matrícula: Registro de estudiantes con documentos asociados, generación de listados por curso.
- Asistencia: Toma de asistencia diaria, reportes mensuales, alertas de ausentismo.
- Convivencia Escolar: Registro de incidentes, derivaciones, actas de compromiso.
- PIE: Seguimiento de estudiantes con necesidades educativas especiales, registro de evaluaciones y planes de apoyo.
Automatización con IA
Como parte del proyecto, se implementó un flujo de automatización que genera planificaciones curriculares sugeridas a partir de las bases curriculares del Mineduc, utilizando un asistente de IA entrenado con los planes de estudio del establecimiento. Esto redujo el tiempo de planificación docente de 3 horas semanales a aproximadamente 45 minutos.
Estado actual
La plataforma se encuentra en fase piloto con el establecimiento. Las siguientes iteraciones contemplan:
- Módulo de prácticas profesionales y seguimiento de titulados.
- Portal de apoderados con acceso a información de sus hijos.
- Integración con plataforma de pago para cobro de aranceles.